Le Conseil d'Administration

08/10/2009 - Lu 2474 fois
Le Conseil d'Administration

Présentation

Ce module définit ce qu'est un CA et présente les rôles et responsabilités des membres du CA.  La durée du module est de 2 heures.

Objectif général

Le participant pourra expliquer l'importance d'un conseil d'administration. Plus spécifiquement, il devra:

Objectifs spécifiques

1) Expliquer les principales caractéristiques du CA;
2) Expliquer les rôles et les responsabilités du CA.

Méthodologie

Thèmes ou Contenu

Méthodes et Activités

Support pédagogique

Durée app.

1) Caractéristiques

Exposé /

Acétate CP

1h00

2) Responsabilités

Exposé / Discussion

Test

1h00

 

 

 

  2h00

Activités d'apprentissage

1) Définitions -  Exposé
2) Rôles et responsabilités - Exercice Vrai ou Faux
Test verbal où le formateur a une série de questions sur les attitudes et la connaissance globale du rôle du CA.

Questions

Qui compose le conseil d’administration d’une caisse?
Quelles sont les conditions pour être administrateur?
Quels sont les trois principaux rôles du CA?
Nommer au moins trois tâches qui lui incombent dans chacun de ces champs.


Thème 1

Caractéristiques d'un conseil d'administration


Objectif

Le participant sera capable de définir un conseil d'administration.
*****


Définition

Le conseil d'administration, élu par l'assemblée générale, administre les affaires de la caisse et exerce, dans les limites des statuts et des règlements internes, les pouvoirs qui lui sont généralement ou spécialement délégués par l'assemblée générale des sociétaires (Article 50).
Comme l'assemblée ne peut pas se réunir quotidiennement, elle délègue une partie de ses pouvoirs à des élus. Les administrateurs élus ont la responsabilité de planifier des activités et de prendre des décisions visant la réalisation des objectifs définis par l'assemblée. 
Mots-clés:
        √       délégation: le partage des pouvoirs entre l'AG et le CA est le résultat de la délégation vers le CA. Cela signifie charger quelqu'un d’autre d’une fonction en transmettant son pouvoir de décision.
               pouvoir: l'autorité de réaliser, d'exécuter ou de faire exécuter.
               responsabilité: traduit ce que doivent accomplir les dirigeants, soit pour répondre aux exigences de la loi et des règlements ou pour assurer le bon fonctionnement de la caisse. Ils sont donc imputables de leurs actes.

Rôle

Le CA a trois rôles: un rôle d'orientation, un rôle de direction, un rôle de représentation.

Composition

(Art. 51, Loi sur les coopératives d’épargne et de crédit).

Le CA est composé d'au moins cinq (5) membres et de neuf (9) membres au plus qui portent tous le nom d’administrateur. Les administrateurs nomment parmi eux un président, un vice-président et un secrétaire. Les autres membres sont des conseillers.
La pratique de nommer un trésorier n’est pas recommandée compte tenu que le cumul des fonctions de gestion et d’opération, au niveau de la même personne entraîne une difficulté de contrôle.
Les conditions pour être dirigeant et être élu administrateur sont définies dans la loi sur les coopératives d’épargne et de crédit (Article 48) et dans les statuts et règlements, par exemple:
        -        être membre de la coopérative depuis quelques mois;
        -        être en règle avec la caisse;

  • ne pas exercer une activité concurrente à la caisse;
  • ne pas avoir fait l’objet d’une condamnation pour crime, vol, escroquerie etc.

        -        ne pas exercer une activité rémunérée à la caisse. Ainsi tout employé de la caisse ne peut être membre du conseil d’administration.
La loi haïtienne sur les coopératives spécifie que pour être membre du CA, il faut habiter dans les limites de l'aire d'activité de la coopérative (Art 49).  Les membres des différents conseils ne doivent avoir entre eux aucun lien de parenté et d'alliance jusqu'au troisième degré.

Discussion

Pourquoi le législateur a-t-il mis une telle contrainte?

Décisions

(Art. 52, Loi)

Pour délibérer convenablement, le CA doit réunir au moins la moitié des membres (ce qui constitue le quorum).  Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. En cas de partage de voix, celle du président est prépondérante.
En outre, un administrateur ne peut déléguer son pouvoir à un autre administrateur.

Discussion

Si le conseil est de cinq membres, 1 personne décède, le CA peut-il siéger?


Thème 2

Rôles et responsabilités
Le conseil d'administration est l'organe de direction qui prend en charge les affaires de la caisse au nom de l'assemblée générale. Ainsi, il est dans l'obligation de rendre des comptes à l'assemblée générale.


Objectif

Le participant sera capable d'expliquer en quoi consistent les responsabilités et les activités principales d'un conseil d'administration.
*****


Les sept domaines d'intervention

Le conseil d’administration doit assumer certaines responsabilités; il intervient dans sept domaines qui concernent directement la vie quotidienne de la coopérative.
        √       Il élabore et approuve des politiques et des règlements, consignés dans un manuel de normes et procédures,
        √       Il établit et approuve le plan d'activités et en assure le suivi et le contrôle;
        √       Il approuve les prévisions budgétaires et le rapport financier;
        √       Il administre la coopérative;
        √       Il rend compte à l'assemblée générale;
        √       Il voit à la formation et à l'information de ses membres;
        √       Il représente la coopérative.
On peut regrouper ces domaines selon qu'il s'agit d'activités de direction, de développement et de représentation.

Rôle de direction

Veiller au bon fonctionnement de la caisse
        -        adopter et voir au respect des règlements internes et des politiques et procédures;
        -        veiller à l'utilisation correcte des outils de gestion et au bon fonctionnement de la caisse;
        -        embaucher et congédier du personnel en vue d’une bonne gestion des opérations;
        -        s'assurer de l'application des dispositions légales et statutaires et des résolutions de l'assemblée générale;
        -        admettre, suspendre, et exclure des membres;
        -        donner un suivi aux recommandations, suggestions ou commentaires des membres;
        -        convoquer les Assemblées Générales annuelles ou extraordinaires;
        -        fixer la rémunération et les avantages sociaux du personnel;
        -        définir le mandat du directeur et évaluer son travail;
        -        contrôler l'application des politiques, la réalisation des objectifs, le respect du budget;
        -        statuer en cas de litiges opposant les comités aux membres.

Rôle d'orientation

Veiller au développement de la caisse
        -        oeuvrer à la programmation budgétaire;
        -        élaborer les politiques de crédit pour le comité de crédit;
        -        informer les membres sur les orientations, les objectifs poursuivis par la caisse.

Rôle de représentation

Voir aux relations internes et externes
        -        répondre à toutes les questions devant les autorités administratives;
        -        donner les informations demandées par le conseil de surveillance concernant les activités quotidiennes de la caisse, les activités et les décisions du CA;
        -        produire un compte-rendu des suivis aux recommandations du conseil de surveillance;
        -        rendre compte de son mandat à l'Assemblée Générale;
        -        favoriser l’inter coopération;
        -        maintenir de bonnes relations dans la communauté.

Discussion

Le formateur invite les participants à réviser chacun des éléments mentionnés en identifiant si effectivement leur CA fait chacune des tâches mentionnées dans chacun de ces domaines.



Matériel de support

A. Activités du CA

Ce tableau présente pour chaque pouvoir délégué par l'AG les activités à faire par les membres du CA pour bien exercer ces pouvoirs et les responsabilités qui sont dévolues aux diverses instances dans ces situations.
Activités du CA                                                        Responsabilités


Rôle d'orientation

Décisions sur les objectifs de la caisse


Prend connaissance d'éléments                      CA

contextuels                                               Responsabilité première

Prend connaissance du diagnostic                   Directeur:
et des recommandations du directeur              support  à l'information
                                                           
Fait le consensus sur les besoins                    CA  peut consulter le CS
des membres, du milieu, de la caisse                et le CC en assemblée
avec les autres conseils et commissions            conjointe

Décide des objectifs stratégiques                    CA responsable

Décide sur les services à offrir

Rôle de direction et contrôle:

Ressources humaines


Embauche personnel                                  

Ouvre un poste                                         CA: Responsabilité première

Forme un comité de sélection:                       CA-CC: les membres peuvent
- pour décider du profil                               être invités à siéger
- participer à la sélection                             

Prend connaissance de la recommandation
faite par le comité                                     

Sélectionne un candidat

Rémunération et avantages
Analyse les éléments contextuels                    Directeur prépare échelle
et fait des comparaisons                              s'il y a lieu
Décide des salaires et avantages

Congédiement et sanctions
Si le CA donne ce pouvoir au Directeur            Délégation au directeur
il prend connaissance de la décision
et note l'information du Directeur au PV

Si le CA conserve ce pouvoir, il                       CA: responsabilité unique
prend connaissance de la recommandation        Directeur produit une
du Directeur et décide.                                Recommandation

 

Rôle de direction:

Ressources financières
Adoption et contrôle du budget
Prend connaissance de la proposition              CA: responsabilité unique
de budget présenté par le directeur

S'assure de sa conformité avec les objectifs        Sans possibilité de délégation
et les orientations de la caisse                       Directeur fournit information

Adopte le budget et en informe le
CA et le CC

Prend connaissance régulièrement des
résultats (mois, trimestre)

Évalue l'importance des écarts
Décide des correctifs s'il y a lieu
Informe le CS et le CC

Décision sur les taux d'intérêt (et frais de service)
Prend connaissance des propositions               Directeur fait des
du directeur                                             propositions
Évalue l'impact financier et humain sur la caisse
Prend une décision

Partage des trop-perçus
Prend connaissance de la situation                  CA: responsabilité première
financière de la caisse et de ses besoins           CA- CC : consultation
de capitalisation                                         facultative

Adopte une recommandation à                      Sans possibilité de délégation
présenter à l'AG

Autorisation d'emprunt
Prend connaissance des besoins de la caisse      CA: responsabilité unique

S'assure de remplir les obligations légales        

Contrôle le remboursement du prêt                 Directeur informe

Désignation d'une personne autre que
le directeur à autoriser des prêts

Prend connaissance de la proposition du          CA : responsabilité première
directeur                                                  Directeur responsable de la
                                                            recommandation
Évalue l'impact sur l'organisation de la caisse     CC devra déterminer le
                                                            niveau de la délégation
Désigne la personne                                   Sans possibilité de délégation

Adoption et contrôle des politiques et procédures
Prend connaissance des recommandations         CA: responsabilité première
formulées par le directeur, le CC, le CS             Directeur: responsable de la
                                                            recommandation et de la
S'assure qu'elles sont conformes aux               diffusion
orientations de la caisse et aux lois
                                                            CS- CC peuvent faire des
Adopte les politiques                                  recommandations

S'assure que l'information est transmise            Directeur est responsable
au CS et au CC

S'assure que les politiques sont                      CS- CC peuvent participer
respectées et pertinentes                             à la discussion et faire des        recommandations

Production de l’état annuel de la situation
 financière de la caisse pour la BRH

Prend connaissance de la proposition              CA: responsabilité première
préparée par le directeur.                             Directeur: responsable de la
                                                            proposition

S'assure de sa conformité par rapport              Sans possibilité de délégation
à la situation réelle de la caisse                      directeur fournit information

Transmet, dans les délais requis à la BRH          CA: responsabilité unique
ou à la FCP, s’il y a lieu.


Présentation

Ce module définit comment fonctionne un CA: les attributions de chaque membre, les aspects légaux qui les concernent et enfin la tenue de réunions.  La durée du module est de 3 heures.

Objectif général

Le participant pourra expliquer l'importance d'un conseil d'administration. Plus spécifiquement, il devra:

Objectifs spécifiques

                                          
1)  énumérer les attributions des membres du CA;
2)  identifier les articles de lois qui concernent le CA;
3)  assimiler les principes de tenue de réunion.

Méthodologie

Thèmes ou Contenu

Méthodes et Activités

Support pédagogique

Durée app.

1) Attributions

Exposé /

Acétate CP

60 mn

2) Aspects légaux

Exposé / Discussions

Test

30 mn

3) Tenue de réunion

Expose / Simulation

Instructions

90 mn

 

 

 

3h00

Activités d'apprentissage

1) Attributions -  Exposé
2) Aspects légaux - Exercice Vrai ou Faux
Test verbal où le formateur a une série de questions sur les attitudes et la connaissance globale du rôle du CA.
3) Tenue de réunion - En pratique

Questions

Comment comble-t-on les postes vacants au CA?
Le secrétaire est-il le seul responsable de la préparation des réunions?
Le président peut-il remplacer le secrétaire et vice-versa?


Thème 1

Le fonctionnement du conseil
Quand le conseil d'administration ne travaille pas bien, la coopérative se détériore. Lorsque le conseil est dynamique et fait bien son travail, cela assure la bonne santé de la caisse.


Objectif

Le participant sera capable d'énumérer les attributions des membres du CA.
*****


Conditions
de base

Le CA est un groupe de personnes, doté d'une mission particulière.  Chaque membre a une fonction spécifique, importante au fonctionnement de l'ensemble. Personne ne peut donc faire cavalier seul.
Selon les statuts, le CA est composé de 5, 7 ou 9 membres élus par les sociétaires lors de l'assemblée annuelle pour une période de trois ans, renouvelables par tiers tous les ans.
Une rotation annuelle du tiers des administrateurs favorise l'apparition de nouvelles idées au CA tandis que les 2/3 restant assurent une certaine continuité.
Ils sont cependant rééligibles, tout comme ils sont révocables. Les membres du CA se partagent entre eux les différents postes. Ce partage peut se faire lors de l'AG où ils sont élus ou après; l’important étant de consigner cette décision  dans le procès-verbal.
Le conseil d’administration se réunit au siège social de la coopérative aussi longtemps que l’intérêt de la caisse l’exige sur la convocation du président ou encore toutes les fois que le tiers de ses membres en fait la demande (Article 52 de la loi). Dans la pratique, le conseil d’administration se réunit une fois par mois ordinairement et peut se réunir en sessions extraordinaires sur convocation de son président.
Les délibérations du conseil sont constatées par des procès-verbaux transcrits sur un registre spécial (Article 52).
Le CA existe et fonctionne seulement quand ses membres se rencontrent  conformément aux statuts de la coopérative. Autrement dit, le CA fonctionne quand il se réunit de manière formelle (avis de convocation, quorum, ordre du jour, procès-verbal).

Devoirs

Quels sont les devoirs d'un bon administrateur?
        √       Assister régulièrement aux réunions du conseil;
        √       Connaître tous les dossiers de la caisse afin d'être bien préparé pour les réunions;
        √       Participer activement aux discussions et aux décisions;
        √       Ne pas divulguer le contenu des discussions tenues au conseil;
        √       Être solidaire avec les autres membres des décisions et résolutions du conseil;
        √       Informer les membres des décisions et résolutions du conseil;
        √       Être honnête et ne pas utiliser son poste pour obtenir des privilèges;
        √       Ne pas prendre de décisions seul;
        √       Toujours agir dans l'intérêt de la coopérative et de ses membres;
        √       Gérer en bon père de famille.

 

 

Les attributions des membres du CA

Le président
Il est la première personnalité de la caisse. À ce titre, il doit:
        -        veiller au fonctionnement de la caisse;
        -        convoquer et présider les réunions du CA;
        -        signer les bordereaux de transfert (comptes bancaires et tous les engagements envers les tiers);
        -        être le lien privilégié entre le Directeur et l'AG;
        -        représenter officiellement la caisse.

Le vice-président
Il appuie le président dans toutes les fonctions. Il le remplace en cas d'absence ou d'incapacité. Le conseil peut lui attribuer des tâches ou des dossiers particuliers.

Le secrétaire
Il dresse les procès-verbaux des réunions du CA et des AG. Le secrétaire est le gardien de la mémoire de la coopérative.

Comment bien remplir son rôle de secrétaire?
        1.       Assister à toutes les réunions;
        2.       Être attentif et bien noter toutes les décisions et les résolutions prises;
        3.       Rédiger avec soin le procès-verbal dans les registres;
        4.       Fournir un appui au président en lui rappelant les suites à donner aux décisions et aux résolutions prises;
        5.       Classer les documents présentés à la réunion
        6.       Voir à la correspondance de la caisse;

Les conseillers
Participent et sont partie prenante des décisions du conseil d'administration. Les conseillers peuvent être désignés pour des mandats particuliers.


Thème 2

Aspects légaux
Il est important que les administrateurs connaissent les articles de lois et les règlements qui régissent leur fonction.


Objectif

Le participant sera capable d'énumérer les attributions des membres du CA.
*****


DISPOSITIONS LÉGALES

Dispositions de la loi du 26 juin 2002 concernant le CA


Autorisation de fonctionnement des CEC
REF.Article 16

Toutes les CEC sont enregistrées au CNC, en tant que coopérative. Toute demande d’enregistrement doit être accompagnée, entre autres, de la copie de la carte d’identité des administrateurs.

Acte constitutif   ref. Article 25

L'acte constitutif doit comporter, entre autres, les noms des administrateurs et des membres du conseil de surveillance et de ceux qui sont autorisés à signer pour la coopérative, les pouvoirs des administrateurs et la durée de leur mandat.

Qualité des membres 
ref. Art 36, 38, 39

Une CEC peut être composée de deux catégories de membres. Il s’agit, d’une part, des sociétaires que constitue toute personne physique ayant, entre autres, été admise par le conseil d’administration (Art. 36).
Sauf cas de force majeure dûment justifié et soumis à l'appréciation du conseil d'administration, nul sociétaire ne peut se retirer de la CEC avant le délai d'une (1) année prenant date à partir de son inscription comme membre (Art. 38).
La part sociale confère au sociétaire le droit de propriété, le droit d’assister aux assemblées, de voter et de devenir administrateur (Art. 39).

Assemblée générale   ref. Art 41, 42,43

L’assemblée générale est l’autorité suprême de la CEC. Elle se tient, au moins une fois par an, sur convocation du Président du conseil d’administration, dans les six (6) mois qui suivent la clôture de l’exercice (Article 41).
Elle peut être convoquée à l’extraordinaire, à tout moment, par le président du conseil d’administration, par deux (2) membres du conseil d’administration, par le comité de surveillance ou sur la demande motivée de 25% des sociétaires (Article 41).
Les délibérations des assemblées généralement ordinaires ou extraordinaires sont constatées par des procès-verbaux transcrits sur un registre spécial et signés par le président et le secrétaire du conseil d’administration, et les membres du comité de surveillance (Article 42).
L'assemblée générale annuelle d’une CEC a pour compétence, entre autres, d’élire et de révoquer les membres du conseil d'administration, du comité de surveillance et du comité de crédit (Article 43).

Dirigeants
ref  Art 44-49,
68-72, 84, 101-102, 139-140

Sont dirigeants d’une caisse, les membres  du conseil d'administration, du comité de surveillance et du comité de crédit (élus par l’assemblée générale) ainsi que toute autre personne nommée par le conseil d'administration, à titre de directeur (Article 44).
Qualité, devoirs, responsabilités et imputabilité des dirigeants en général (Articles 45-48).
Pour être membre du conseil d’administration, du comité de surveillance ou du comité de crédit, il faut habiter dans les limites de l'aire d'activité de la coopérative. Les membres des différents conseils ne doivent avoir entre eux aucun lien de parenté ou d’alliance jusqu'au troisième degré. De plus le cumul des postes est interdit.
Les fonctions des membres  du conseil d'administration, du comité de surveillance et du comité de crédit s’exercent à titre gratuit. Seuls les frais raisonnables engagés par les membres de ces conseils dans l’exercice de leurs fonctions peuvent leur être remboursés dans les conditions fixées par l'assemblée générale des sociétaires. En dehors de cela, aucun avantage direct ou indirect ne peut leur être accordé (Article 49).
Règles de droit commun concernant les dirigeants en général : Pratiques de saine gestion (Articles 68-72), surveillance et contrôle des CECs (Article 84), Vérification et concours exceptionnels   (Article 101,102),infractions et sanctions (Articles 139,140).

Conseil d’administration

ref. Dispositions spécifiques:
art 50,51,52,53

Leconseil d'administration administre les affaires de la CEC et exerce, dans les limites des statuts et des règlements internes, les pouvoirs qui lui sont généralement ou spécialement délégués par l'assemblée générale des sociétaires (Article 50).
Le conseil d'administration est élu par l'assemblée générale et est composé d'au moins cinq (5) membres et de neuf (9) membres au plus, dont  un président, un vice-président, et un secrétaire (Article 51).
Le CA se réunit au siège social aussi souvent que l'intérêt de la société l'exige sur la convocation du Président ou encore toutes les fois que le tiers des membres en fera la demande. Pour délibérer valablement, le conseil doit réunir au moins la moitié des membres et les décisions sont prises à la majorité des membres présents. En cas de partage de voix, celle du Président est prépondérante.
Les délibérations du Conseil sont constatées par des procès-verbaux transcrits sur un registre spécial (Article 52).
Le Président du CA représente la société en justice tant en demandant qu'en défendant. Le Conseil d'administration peut nommer un comité de direction tiré en son sein et déléguer une partie de ses pouvoirs à un directeur (Article 53).

Comité de surveillance 
ref. Article 56

Le Comité de surveillance a pour fonction, entre autres, de recevoir les plaintes des sociétaires, d’en saisir au besoin les autres organes de la CEC et de répondre au plaignant (Article 56).

Comité de crédit   ref. Article 57

Toute CEC a un comité de crédit composé de 3 personnes. Le comité de crédit a pour responsabilité de gérer le crédit conformément aux politiques et procédures définies en matière de crédit et adoptées par le conseil d'administration (Article 57).

Fonds social et communautaire   ref. Article 64

Toutes les fois que ses fonds propres sont supérieurs ou égaux aux fonds propres réglementaires, une CEC peut, par règlement, établir un fonds devant servir à des fins sociales ou communautaires. Il ne peut affecter à ce fonds plus de 10% du montant attribué en ristournes.
Les sommes affectées au fonds doivent être utilisées par le conseil d'administration dans les trois (3) ans de leur affectation. A défaut de quoi, elles sont versées dans le fonds de réserve  (Article 64).

Divulgation financière
ref. Art 78

Sans préjudice des dispositions de la présente loi sur la surveillance et le contrôle, la CEC doit, dans les six (6) mois qui suivent la fin de son exercice financier, préparer et transmettre à la BRH et le cas échéant, à la fédération à laquelle elle est affiliée, un état annuel exposant sa situation financière. Les états financiers dûment vérifiés, indiquant les résultats de ses opérations pour l’exercice financier, sont accompagnés d’un exposé sur sa situation financière. Cet état est signé par le président et le secrétaire du conseil d’administration (Article 78).

Surveillance et contrôle des caisses
ref. Article 88

La CEC et la FCP doivent tenir une comptabilité selon les méthodes définies et arrêtées par la BRH en accord avec le CNC. Elles sont tenues de produire des états financiers et des justifications nécessaires prouvant qu’elles fonctionnent conformément aux dispositions de la présente loi et à toute réquisition de la BRH. S’il résulte au terme d’une inspection qu’il y a eu une violation de la présente loi ou qu’un préjudice quelconque a été causé aux intérêts de la CEC, la fédération et le cas échéant, la BRH en avisera le conseil d’administration et le comité de surveillance en vue d’adopter les mesures appropriées (Article 88).

Vérification et concours exceptionnels  
ref. Article 98

Etant entendu que toute CEC non affiliée doit chaque année faire vérifier ses livres et comptes par un vérificateur indépendant- les CEC affilées sont vérifiées par la fédération- (Article 94), le vérificateur peut exiger la tenue d’une réunion du conseil d’administration et d’y être entendu sur toute question relative à son mandat. Il peut exiger des dirigeants, des mandataires et des employés de la CEC les renseignements et documents nécessaires à l’accomplissement de son mandat. Le vérificateur remet son rapport au conseil d’administration de la CEC (Article 98).

Affiliation
ref. Article 110

Toute demande d’affiliation d’une caisse à une fédération ou toute demande de désaffiliation doit être autorisée par une résolution de son conseil d'administration mentionnant le nom du représentant de la CEC autorisée à signer la demande, et être ratifiée aux deux-tiers (2/3) des voix exprimées par les membres présents à une assemblée générale extraordinaire ou, pourvu que l’avis de convocation mentionne l’objet de la résolution, à une assemblée générale annuelle (Art.110).

Infractions et sanctions
ref. art. 139,140

Article 139
Quand les CEC, leurs dirigeants et employés contreviennent aux dispositions de cette loi ou aux normes réglementaires édictées par la BRH, ils sont passibles des sanctions administratives suivantes :

  • Avertissement
  • Interdiction temporaire de réaliser des opérations déterminées
  • Révocation de l’autorisation de fonctionnement, conformément aux dispositions de cette loi
  • Suspension des activités des dirigeants, membres  du conseil d'administration, membres du comité de surveillance et du comité de crédit. La suspension peut être temporaire ou permanente. Dans le premier cas, elle est appuyée par une résolution expresse de la BRH. Dans le second cas, on doit l’appliquer lorsqu’il existe deux ou plusieurs de ces sanctions au même cas selon la gravité des infractions.

Article 140
Les sanctions prévues à l’article précédent sont applicables à la CEC lorsque les infractions sont commises par celle-ci sous n’importe quelle forme; elles sont applicables aux dirigeants, membres  du conseil d'administration, membres du comité de surveillance et du comité de crédit selon leur degré de responsabilité et d’initiative personnelle.

La sanction s’applique pour tous les actes et faits commis par négligence ou imprudence, imputables à toutes les catégories de personnes précédemment citées et qui auraient pu ou auraient dû être évités.

Statuts et règlements types


Rubriques

Statuts et règlements types des Coopératives d’épargne et de crédit

Dans les modèles des statuts et de règlements internes, les chapitres 4 et 5 concernent les administrateurs.


Modèle de statuts

Références

Modèle Règlements

Référence

Durée

art. 27

Durée

art. 31

Éligibilité

art. 28, 29

Démission/Suspension/Destitution

art. 32,33,35

Quorum

art. 30

Vacances

art. 34

Bénévolat

art. 32

Réunion

art. 39

Prise de décision

art. 31

Quorum

art. 40

Vacances

art. 33

Officiers

art. 48,49

Procès-verbal

art. 34

Pouvoirs

art. 50, 51, 52,53

Composition

art. 35

Non cumul des fonctions

art. 17

Rôles

art. 36

Élection

art. 18-30

Officiers

art. 37

 

 

Discussion. À partir des règlements -types et statuts-types, quels sont ceux qui sont déjà appliqués dans la caisse? Lesquels sont les plus pertinents à faire entrer en vigueur le plus rapidement possible?


Thème 3

Les réunions du CA
La préparation d'une réunion du conseil d'administration, sa tenue et le suivi des résolutions du CA sont les trois phases de la réalisation, tout comme pour toute assemblée ou réunion formelle. Ces phases sont toutes sous la responsabilité du président du CA.


Objectif

Le participant  pourra comprendre les éléments de base d'une réunion réussie.
*****


La préparation

Pour qu'une réunion du CA se passe bien, il faut:
Que ces réunions soient bien préparées. Pour cela, tout le monde doit savoir à l'avance ce qui va être discuté. L'ensemble des points qui doivent être abordés dans une réunion du CA représente le programme de la réunion ou l'ORDRE DU JOUR.
À côté de l'ordre du jour, un autre élément qui fait la force d'une réunion du CA est le nombre de membres présents.  Bien sûr, il y a un quorum fixé.  Cependant, plus il y a de membres présents, plus il y aura d'avis et d'opinions; et plus les décisions prises seront représentatives et éclairées, plus elles auront de poids et de légitimité.
Pour que les membres viennent participer, ils doivent avoir été informés et à temps. L'invitation faite aux membres est l'AVIS DE CONVOCATION.
Cette préparation exige le choix d'une date, d'une heure et d’un local. Il est recommandé que les réunions soient fixées à l'avance, selon un rythme régulier (ex.: 3e samedi du  mois) car on implante des habitudes et on a moins de chance d'oublier.

Support:
Ex' ordre du jour et avis de convocation

Discussions (théorie vs pratique) : Comment cela se passe-t-il chez vous? Quelles sont les conditions (lieu, temps, durée) dans lesquelles se déroulent les réunions du CA? Qu'est-ce qui est le plus difficile dans la préparation de la réunion du CA?

 

La tenue

Il est de la responsabilité du président du CA de présider la réunion.

 

Le déroulement de celle-ci suit l'ordre du jour proposé: si celui-ci a été préparé avec soin et que tous les éléments sont disponibles, le président devrait être en mesure de faire une bonne conduite de la réunion.

La façon de faire:

Module : Tenue de réunion

1) Établissement du quorum, sinon la réunion est reportée.
2) L'ordre du jour doit être accepté au début de l'assemblée
Il contient obligatoirement: l'ouverture de la réunion, l'adoption de l'ordre du jour, l'adoption du procès-verbal de la dernière réunion, la levée de la réunion.
L'ordre du jour s'organise autour des sujets regroupés ainsi:
        -        Affaires préliminaires
                 ouverture de l'assemblée, adoption de l'ordre du jour, adoption du procès-verbal, suivi à la dernière assemblée
        -        Décisions à prendre
                 études des dossiers, évaluation des options et des impacts, prise de décisions.
        -        Informations diverses
                 Les varia qui ne nécessitent pas de prise de décision, et touchent des généralités.
3) Le suivi
Le procès-verbal est l'instrument de suivi des décisions du CA. C'est le recueil des débats, c'est la preuve des décisions, il sert de référence pour le suivi et est utile à la préparation de la prochaine réunion.


Présentation

Ce module touche les relations que le CA entretient tant  à l'intérieur de la caisse qu'avec le milieu extérieur. La durée du module est de 2 heures.

Objectif général

Le participant pourra expliquer les rapports que le CA entretient avec les autres organes de la caisse et avec l’extérieur. Plus spécifiquement, il devra:

Objectifs spécifiques

1) Expliquer les obligations du  CA vis-à-vis des autres organes de la caisse;
2) Expliquer le type de relations que le CA entretient avec des organisations ou personnes externes à la caisse.

Méthodologie

Thèmes ou Contenu

Méthodes et Activités

Support pédagogique

Durée app.

1) Relations internes

Exposé /Cas

Acétate CP

60 mn

2) Relations externes

Exposé / Discussions

 

60 mn

 

 

 

2h00

 

Activités d'apprentissage

1) Relations internes
Texte qui montre les dissensions dans la coopérative entre les divers conseils. Faire discuter le groupe sur les causes. (Ex.: problème d'autorité, de responsabilités mal comprises).
2) Relations externes -Discussions
Mise en situation où le conseil d’administration d’une caisse doit analyser une offre d’une ONG qui veut les rémunérer en échange de services connexes à la caisse (à développer).


Questions

Avez-vous eu l'occasion de représenter la coopérative?
Dans quelles circonstances et comment cela s'est-il passé?
Faites-vous des affaires avec d'autres coopératives ou d'autres organisations? Quelles sont vos relations avec le CNC? Avec la BRH?
Quelles sont les organisations, ministères, coopératives ou autres entreprises avec lesquels votre coopérative collabore ou pourrait collaborer?


Thème 1

Les relations internes
Le CA  établit des relations avec les divers intervenants et utilisateurs des services de la caisse, que sont:
*     les membres
*     l'assemblée générale
*     le comité de crédit
*     le comité de surveillance
*     les employés (caissier)


Objectif

Le participant pourra expliquer les relations existant à l'interne dans la caisse
*****
Par rapport aux membres de la caisse, le CA doit:
        -        informer de toutes décisions influençant les orientations prises, les objectifs poursuivis par la caisse;
        -        jouer un rôle d’arbitre entre le membre et tout autre organe en cas de litige;
        -        donner un suivi aux recommandations, suggestions ou commentaires des membres;
        -        informer sur le rôle et les responsabilités des organes, sur les droits et privilèges des membres.

Par rapport à l'assemblée, le CA doit:
        -        présenter son rapport et exposer la situation financière,
        -        faire des recommandations relatives:
         • à la distribution des trop-perçus;
         • à la modification des statuts;
         • aux investissements ou engagements majeurs;
        -        présenter les plans financiers et les plans d’activités annuelles.

Par rapport au comité de crédit, le CA doit:
        -        élaborer des politiques et des procédures de crédit;

  • assurer le suivi des recommandations ou commentaires faits par le comité de crédit.

Par rapport au comité de surveillance, il doit:
        -        donner les informations demandées concernant:
      • les politiques de gestion;
      • les objectifs de la caisse;
      • l'état des opérations;
      • les activités et décisions du CA;
      • et toute autre information demandée;
        -        assurer le suivi des  recommandations faites par le conseil.

Par rapport au directeur, le CA a un lien d'autorité et exerce un rôle d'orientation, de direction et de contrôle. Il doit:
        - Fournir un encadrement opérationnel où seront fixés:
                 1) les objectifs de la caisse,
                 2) les politiques et procédures permettant une bonne gestion de la caisse, dans        les domaines suivants:

         • services aux membres;
         • ressources financières, matérielles;
         • implication dans le milieu;
         • éducation économique, sociale et coopérative;

        - Autoriser
• les modifications de l'organisation des ressources humaines;
   • l'engagement, le congédiement et autres sanctions;
     
        - Contrôler
         • l'application des politiques;
         • les objectifs;
         • le budget.

Par contre, il est important que le directeur effectue les analyses nécessaires au fonctionnement adéquat de la caisse et propose au CA des solutions de redressement ou de développement. Le CA doit s’assurer que le directeur ne fait pas qu’exécuter ses requêtes mais apporte lui-même des idées.


Thème 2

Les relations externes
La caisse est appelée à interagir avec d'autres organisations pour raison d’affaires, par entraide coopérative, par souci de renforcement institutionnel, pour affaires légales, pour des appuis communautaires, pour bénéficier de l'aide externe. Et toujours, le CA doit se demander si l'objet de ces relations est dans l'intérêt de la caisse et de ses membres.


Objectif

Le participant peut identifier le type de relations que la caisse entretient avec son environnement.
*****
L'homme ne peut vivre seul ». Il en est de même pour la coopérative.
La caisse doit entretenir des relations avec des partenaires évoluant ou non dans le milieu.  Le conseil d’administration a la responsabilité de la gestion de ces relations en la personne de son président.  Celui-ci est d'ailleurs le signataire de tous les documents officiels de la coopérative.  Il intervient de même dans le cas des relations avec des tiers.
Le président peut donner de l’information sur ce que fait la coopérative. Il peut aussi explorer des avenues de collaboration avec d'autres coopératives, ou d'autres organisations, ou encore envisager une affiliation à une fédération de caisses. Il doit identifier les ressources extérieures qui peuvent aider la coopérative à se développer.
Mais le président ne doit jamais prendre de décisions qui engagent la coopérative sans consulter le conseil d’administration ou l'assemblée générale. Il peut toutefois engager la coopérative s'il a reçu un mandat précis du conseil d’administration ou de l'assemblée générale.

Types de relations


Relations d'affaires

Banque: La coopérative d’épargne et de crédit, dans le contexte haïtien, utilise le plus souvent les services d'une banque pour mettre en sécurité ses liquidités. Une banque est choisie en tenant compte de plusieurs critères.
1) la localisation: elle ne doit pas être trop loin du siège de la coopérative;
2) les taux en vigueur  sur les dépôts;
3) les services offerts et leurs coûts.

Relations d’aide

La nature des appuis qu’une caisse peut recevoir peut être technique ou financière. La relation peut également être de nature contractuelle, où la caisse fournit un service en échange d’une rémunération.
Aspect technique: Une assistance technique est généralement bienvenue  et on n’a jamais intérêt à s’en passer, en autant bien sûr que l'assistance correspond à des besoins précis.
Aspect financier: Le CA doit veiller à ce qu’une assistance financière ne vienne pas troubler le fonctionnement de la coopérative en faisant perdre aux membres le sens de leur engagement, leur appartenance et le contrôle de leur organisation. Le conseil d’administration doit bien évaluer l’aide offerte en ce sens.
Aspect service: Ces cas font le plus souvent l’objet d’un  contrat entre la coopérative et l’organisme qui rémunère la coopérative pour exécuter un projet ou des services particuliers (ex.: crédit agricole). Pour éviter que ce genre de relations empoisonne la coopérative, le conseil d'administration doit avoir évalué avec soin la capacité de la coopérative à remplir le contrat sans que les services habituels aux membres n'en souffrent.


Le formateur prendra le temps de rechercher des cas où ces aides n’ont pas que des effets bénéfiques.

Relations avec l'État

Le conseil d’administration doit préparer et transmettre à la BRH, dans les six (6) mois qui suivent la fin de l’exercice financier,  un état annuel exposant la situation financière de la caisse (Article 78, loi sur les caisses). Il s’arrange pour participer à toute manifestation coopérative patronnée par le CNC, et répondre à toute convocation et à toute autre obligation prévue par la loi.
En tant qu’agent économique, la caisse est également soumise aux divers codes et lois en vigueur.

Discussion

Quelle est la nature des relations que votre caisse entretient avec l'État? A-t-elle une autorisation de fonctionnement? Remplit-elle les obligations prévues par la loi?

 

Relations inter-coopératives

 

Le sixième principe de l’ACI incite les coopérative à oeuvrer ensemble au sein de structures régionales, nationales et internationales; donc à s’entraider.
La caisse peut développer des liens avec une coopérative évoluant dans un autre domaine: agriculture, commerce par exemple, pourvu que ces liens contribuent à l’avancement de la caisse. Elle peut également décider de constituer avec d’autres caisses une fédération de caisses.

Relations communautaires

La communauté environnante de la caisse a des besoins et le plus souvent d’autres organisations y pensent. Cependant, il arrive que parfois on peut faire appel à la caisse pour une activité, le CA  peut répondre de deux façons: ou bien, il contribue financièrement ou bien physiquement par le biais des membres, tout ceci en fonction de l’activité. La contribution financière ne doit jamais léser les intérêts des membres.
Le CA peut lui aussi décider d’intervenir au niveau de la localité sur un  travail à caractère  social en tenant compte de ses disponibilités financières. À cet effet, l’assemblée générale peut agréer  la création d’un fonds communautaire à même les trop-perçus.
 


Discussion

Discussion sur la pertinence d’avoir un fonds communautaire. Pour quoi, comment l’affecter, quels critères?


Présentation

Ce module sur la fonction contrôle montre l'importance de la fonction de contrôle et présente trois outils de base à celui-ci: le plan d'activités, le budget et le rapport financier. Des modules du groupe EC-IV Gestion aborderont avec beaucoup plus de détails tous les aspects de gestion.   La durée de ce module est de 3 heures.

Objectif général

Le participant pourra justifier l'importance à accorder à la fonction contrôle dans la coopérative. Plus spécifiquement, il devra:

Objectifs spécifiques

1) Définir la fonction contrôle;
2) Expliquer quelques outils de contrôle

Méthodologie

Thèmes ou Contenu

Méthodes et Activités

Support pédagogique

Durée app.

1) Éléments de base

Exposé / Discussion

Acétate  schéma

1h30

2) Outils de contrôle

Exposé / Exercices

 

1h30

 

 

 

3h00

 

Activités d'apprentissage

1) Définitions - discussions
Vérifier la signification du concept de contrôle au cours d'une discussion en introduisant le module. Clore le thème en demandant comment les participants voient l'implantation de la fonction contrôle dans leur caisse, au sein du conseil d'administration. Qu'est-ce qui leur paraît prioritaire?
2) Outils de contrôle
Exercices pratiques sur un budget, un plan d'activité et un rapport

Questions

Pourquoi le contrôle est-il important dans une caisse? Que doit contrôler prioritairement le conseil d'administration? Que doit lui fournir le directeur pour qu'il puisse exercer un contrôle effectif?
Pourquoi l'inspection - vérification est-elle essentielle?
Quelles sont les nouvelles exigences faites aux caisses par la loi du 26 juin 2002, en ce qui concerne la surveillance et le contrôle des CEC?


Thème 1

La fonction contrôle
Le contrôle fait partie intégrante des responsabilités du CA de la coopérative. Aussi faut-il en comprendre l'importance, les fondements et connaître quelques trucs pour l'exercer.

Objectif

Le participant sera en mesure d'expliquer l'importance de la fonction contrôle exercée par le CA.
*****


Le pourquoi du contrôle?

L’importance de la fonction contrôle
Dans le domaine des caisses populaires, la notion de contrôle est particulièrement importante pour la simple et bonne raison, que la caisse gère les épargnes individuelles et collectives, et que les membres doivent être protégés. Il est donc du devoir de la caisse de s'auto-réguler, de mettre en place des systèmes de contrôle et de vérification.
En vertu de la loi du 26 juin 2002, la BRH peut astreindre les caisses et les fédérations au respect des règles de gestion et de prudence visant à assurer la sécurité des dépôts qui leur sont confiés (Article 82).
Le contrôle est important pour le conseil d'administration qui doit rendre des comptes à l'assemblée générale et à l’Etat. Les dispositions de la loi sur les coopératives d’épargne et de crédit prévoient qu’à la fin de l’exercice financier, les administrateurs préparent et  transmettent à la BRH un état annuel exposant la situation financière de leur caisse (Article 78). Ils doivent pouvoir démontrer que la caisse est bien gérée, que le directeur fait son travail correctement, que les épargnes sont protégées, que les crédits sont accordés selon les politiques en vigueur, bref que la caisse fonctionne conformément à la mission dont elle est investie.
Normalement le contrôle s’effectue à plusieurs niveaux, selon le niveau de développement de la caisse et de la préoccupation des administrateurs.

 

Objets de contrôle

Que doivent contrôler les administrateurs?
•    Au niveau des activités, le conseil d'administration sera préoccupé par deux aspects particuliers:

  • Fait-on ce qu'on avait prévu de réaliser?

2) Ce qui est fait, est-il correctement fait?

Dans le premier cas, le conseil d'administration compare le planning (stratégique, opérationnel) et les activités réalisées grâce au rapport d'activités périodique que lui fournit le directeur et qui met en évidence l'état d'avancement et le degré de réalisation des activités planifiées.
Dans le second cas, le conseil d'administration doit être en mesure de s'assurer que les opérations de la caisse sont conformes aux normes et  procédures et respectent les prescriptions de la loi. Le conseil d'administration utilise à des fins de contrôle, le rapport d'inspection et le rapport annuel du conseil de surveillance.

 

L'inspection

L'inspection consiste en l'évaluation de l'efficacité des moyens mis en place (documentation de politiques de normes, de procédés et de pratiques) par la direction de la caisse pour gérer et contrôler avec prudence leur activités et leurs risques.
L'inspection sert à vérifier si les normes en vigueur sont effectivement appliquées dans les domaines suivants:

        - la délégation des pouvoirs;
        - la déontologie;
        - la budgétisation;
        - les mécanismes et politiques de gestion des risques;
        - les contrôles comptables et administratifs;
        - la gestion des ressources humaines.

L'inspection doit être réalisée par un service externe à la caisse. A l’instar de la plupart des autres pays, dans la législation haïtienne, les pouvoirs d'inspection sont attribués à la fédération à laquelle la caisse est éventuellement affiliée (Articles 116-125, loi sur les caisses).

•    Au niveau des résultats, les administrateurs seront particulièrement sensibles aux aspect financiers et à la qualité des services. Ils devront avoir des réponses à des questions telles que:
- Les résultats sont-ils fiables? Reflètent-ils l'état de la situation financière? La caisse est-elle rentable?
- La caisse répond-elle vraiment aux besoins des membres? Les produits sont-ils adaptés? La caisse fournit-elle une contribution à l'économie locale?
Les documents qui contiennent des éléments de réponses à ces questions sont les états financiers, le rapport de vérification, le rapport du comité de surveillance et le bilan social qui sont préparés respectivement par le directeur, le vérificateur choisi par l'assemblée générale, le conseil de surveillance et le conseil d'administration lui-même.
Les états financiers sont préparés par le directeur. Mais pour s'assurer qu'ils représentent vraiment la situation de la caisse, que les normes et procédures comptables ont été respectées, qu'aucun chiffre n'a été manipulé ou omis, on demande à un comptable externe à la caisse de vérifier les états financiers.

La vérification

La vérification est une opinion sur les états financiers dressés par la caisse. Elle doit être réalisée par une (ou des) personne (s) compétente(s)  qui certifie(nt) que les chiffres présentés reflètent la situation financière de l'entreprise, les résultats de son exploitation et l'évolution de sa situation financière, conformément aux principes comptables généralement reconnus.

Selon les dispositions de la loi du 26 juin 2002 :

  • Toute CEC non affiliée doit chaque année faire vérifier ses livres et comptes par un vérificateur indépendant- les CEC affilées sont vérifiées par la fédération- (Article 94);
  • La BRH a le pouvoir de vérifier, soit par elle-même, soit par un vérificateur indépendant qu’il mandate à cet effet, les comptes et activités de toute entité dont les opérations/activités s’apparenteraient à celles d’une CEC (Art. 13).

 En ce qui concerne la qualité des services de la caisse, outre le rapport du conseil de surveillance mentionnant les plaintes des membres, le conseil d'administration pourrait se donner des indicateurs plus spécifiques et parfois ponctuels, tel le niveau de satisfaction des membres, évalué à partir d'un questionnaire bâti à cet effet. Ou encore, le niveau de croissance des transactions par membre ou l'augmentation du nombre de membres au cours des douze derniers mois. Le contrôle peut donc se faire avec différents outils et indicateurs.

 

À quel moment s'effectue le contrôle?


Avant:

Ce qu'on contrôle avant une action, c'est la décision, c'est le plan. Avant de réaliser des actions majeures (ex.: investissement, engagement de la caisse dans une fédération, etc.), le conseil d'administration doit vérifier si la décision est fondée sur des recommandations bien justifiées et si l'action est bien planifiée.
Quand on vérifie une planification, donc de quelle façon on fera usage de ses ressources compte tenu des objectifs fixés, on s'assure d'avoir des objectifs cohérents avec la mission de la caisse, bien définis et mesurables, une liste d'activités et un calendrier réaliste, des responsables identifiés et enfin un budget en conformité avec les capacités de la caisse.
Le conseil d’administration et le directeur peuvent produire un tableau des différents documents ou moments de contrôle, où figure le document de base, le responsable de sa préparation et ceux à qui il est destiné, sa périodicité et à quel moment il doit être prêt. Un tel tableau permet de contrôler si effectivement les éléments majeurs sont réalisés au moment prévu.

Pendant

Le contrôle qui se fait pendant ou au cours de la réalisation d'une activité, s'appelle suivi. Le suivi de gestion, c'est l'attention que porte le conseil d'administration à vérifier périodiquement l'évolution de la situation de la caisse. Le conseil d'administration réalise un suivi grâce aux informations fournies par le directeur tel un rapport d'avancement qui fait état des réalisations par rapport à une planification ou un rapport financier trimestriel qui illustre les écarts avec le budget.

Après

L'après, c'est le contrôle appelé évaluation ou bilan. À la fin d'une année financière, le conseil d'administration fait un rapport annuel qui fait état à l’assemblée générale du résumé de toutes les informations liées à l'inspection et à la vérification externe, à la réalisation du plan annuel et à l'atteinte ou non des résultats prévus.


Thème 2

Des outils de contrôle
Dans la vie pratique de la coopérative, il n’appartient pas au CA d’établir tous les dossiers. C’est le travail du directeur. Cependant, le CA doit avoir une vision claire de ce qui va se passer dans la coopérative pour une période donnée et aussi  donner rapport à l’assemblée générale.


Objectif

Le participant pourra expliquer à quoi servent le plan, le budget et le rapport financier.
*****
Il est indispensable que les membres du CA sachent comment élaborer et utiliser les outils de gestion. Ainsi, ils pourront en faire quand c’est nécessaire. Mais surtout, ils pourront valablement porter un jugement quand ils devront approuver des plans, des budgets ou des rapports financiers préparés par le directeur.
Dans cette partie, trois aspects importants de suivi et contrôle sont abordés. Ils permettent au CA de planifier et de suivre ce qui se passe et d’administrer convenablement la coopérative.  Ce sont:
        • le plan d’activité,
        • le budget,
        • le rapport financier.

Il existe plusieurs outils de contrôle, et ils peuvent servir à vérifier les transactions, les comportements, la qualité du travail, la qualité des services.

Plan d’activités
Définition

C’est une liste d’actions à faire ou d’activités à mener, organisées de manière à atteindre un objectif précis au cours d’une période donnée.  Autrement dit, le plan d’activités peut être plus ou moins large selon l’objectif poursuivi et selon la longueur de la période considérée.
De ce point de vue, le plan d’activités peut avoir différentes origines et par conséquent différents formats. Retenons ici trois scénarios:
•                A la suite d’une assemblée générale, le CA peut faire un plan d’activités pour l’année fiscale de la coopérative.  C’est le plan annuel d’activités.
•                Pour des objectifs spécifiques à atteindre dans un délai de quelques mois, le CA peut se donner un plan d’activités plus détaillé qui peut être semestriel, trimestriel, ou mensuel.
•                À la suite d’une décision prise en réunion, le CA peut se donner un plan d‘activités pour réaliser l’objectif visé. Par exemple, planifier sur une semaine la fourniture de matériaux locaux par les membres pour la construction de la coopérative. C'est le cas ici d'un plan d'activités hebdomadaire.
Compris dans ce sens, le plan d’activités permet au CA d’organiser ses actions pour mieux gérer le processus d’exécution de ses décisions.

 

Comment faire un plan d'activités?
Les étapes de réalisation
1.               Faire une liste la plus complète possible des activités qu’il faut mener.
2.               Ordonner les activités:  quelle activité doit se faire avant? quelle activité doit être déjà terminée avant de commencer telle autre activité?
3.               Établir un calendrier pour organiser les activités dans le temps imparti.  Il n’y a pas un temps illimité pour réaliser le plan.  Ce plan doit se réaliser dans un délai déterminé. Par exemple si on fait un plan pour approvisionner les membres en semences, ce plan n’a aucune valeur si les semences arrivent après la période de semis. Une fois donc que la date limite est fixée, il faut organiser les activités de manière qu’elles se réalisent entre le moment où l’on va commencer et cette date limite.  L’organisation des activités dans le temps est le calendrier ou le chronogramme d’activités.
4.               Déterminer les responsables de chaque activité.
5.               Ajouter, selon le cas, le budget correspondant.
Commentaires


Ce plan peut être préparé par le CA ou le directeur.  Dans ce dernier cas, le CA doit étudier ce plan pour voir s’il est conforme aux objectifs fixés.
Pour la bonne marche de la coopérative, le CA doit toujours avoir un plan stratégique et s’assurer que le directeur a aussi son plan d’activités.

Budget

Le pourquoi
La plupart des activités de la coopérative nécessiteront des dépenses ou feront entrer de l’argent dans les caisses. La coopérative doit donc savoir combien d’argent elle devra dépenser et combien d’argent elle va rentrer pour financer ses activités sur une période donnée. Pour le savoir,  le CA doit aussi avoir un budget.  
Définition
Faire un budget, c’est faire une prévision des dépenses nécessaires à la réalisation des activités de la coopérative pour une période donnée ainsi que des recettes qui permettront de financer ces activités.
Le budget fixe de ce fait les limites de l’organisation en termes de rentrées et de sorties d'argent pour la période considérée.  Le budget prévu pour les dépenses fixe le maximum à dépenser pour respecter les disponibilités de  fonds. Le budget prévu pour les recettes fixe le minimum à atteindre pour ne pas se retrouver à court d’argent pendant la période.
Autrement dit, la coopérative devrait s’arranger de manière à ne jamais dépasser les dépenses prévues, en même temps qu’elle cherche à rentrer plus d’argent que ses prévisions.
Comme le plan d’activités, le budget peut être plus ou moins “important” selon les activités qu’il recouvre et selon la longueur de la période considérée.

 

Comment prépare-t-on un budget?
Les étapes de réalisation
1.               Faire une liste des activités qui nécessiteront des dépenses et des activités qui apporteront des recettes.
2.               Prévoir pour chaque activité et pour chaque poste dans une activité les dépenses ou les recettes.
3.               Monter le budget.
4.               On peut aussi comme pour le plan d’activités organiser le budget dans le temps.  A ce moment on a, en même temps que le budget, un calendrier de rentrées et de sorties d'argent.

Rapport financier

Le pourquoi
La coopérative appartient à ses membres. Toutes les ressources et tous les biens sont leur propriété. C’est au nom des membres que le CA administre.  C’est au nom des (et pour les) membres que le directeur développe des services et gère les activités. Dans ce sens, les administrateurs et le directeur ne sont que des gardiens. Ils ont des comptes à rendre aux véritables propriétaires.
La coopérative peut aussi avoir l’appui financier d’autres institutions. Souvent ces organismes peuvent demander des comptes sur l’utilisation des fonds accordés à la coopérative.
Le rapport financier permet de voir, pour une période donnée, si les objectifs financiers du plan d’activités ont été atteints, si le budget a été respecté.

Définition
C’est un rapport sur la manière dont les fonds ont été gérés sur une période donnée.  Alors que le budget prévoit quelles seront les recettes et les dépenses, le rapport financier dit quelles ont été les recettes et les dépenses.  C’est une analyse au passé, après la réalisation d’une activité, à la fin d’une période donnée.
Comme le budget, le rapport financier peut couvrir une période plus ou moins longue (un mois, trois mois, année).  Il peut aussi couvrir une seule activité, comme il peut couvrir toutes les activités de la coopérative. 
En général, les caisses doivent produire des rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels. Une fois que le système comptable est bien rodé dans une caisse, le directeur doit pouvoir être capable de produire de tels rapports dans des délais raisonnables.
Les états financiers de la caisse prennent la forme d'un état des résultats, du bilan, de l'état de la répartition des trop-perçus et de l'état de l'évolution des réserves. 
Dans la pratique, le CA analyse les rapports financiers présentés par le directeur et les présente à l’assemblée générale. Posséder de tels outils de gestion est la preuve que la caisse est une entreprise bien pourvue en termes d'outils financiers, argument très apprécié quand il s'agit de discuter avec des organismes extérieurs.
En outre, si les états financiers ont été vérifiés par un comptable agréé externe à la caisse, ceux-ci prendront une valeur plus grande aux yeux des membres.


Le formateur pourra présenter un exemple d'états financiers aux participants.

 

SCHÉMA
LA CAISSE COMME SYSTÈME

Considérons la caisse comme un système de transformation de ressources en résultats:
1) Des ressources: des personnes, du matériel et de l'argent, combinés ensemble.
2) La transformation: des activités d'intermédiation financière,
3) Les résultats : des produits et des services et des trop-perçus et la satisfaction des membres.

Schématiquement nous avons:

 



EC-III
ASPECTS ADMINISTRATIFS

 

3. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

3.1      Rôles et responsabilités
         3.1.1 Caractéristiques du CA
         3.1.2    Définitions des rôles
         3.1.3    Les responsabilités

3.2      Fonctionnement du CA
         3.2.1    Définitions des attributions
         3.2.2    Encadrement légal et réglementaire
         3.2.3    Réunions du CA

3.3      Relations du CA
         3.3.1    Relations internes
         3.3.2    Relations externes

3.4      Fonction contrôle du CA
         3.4.1    Éléments de base
         3.4.2    Outils de contrôle