Le Comité de Surveillance

08/10/2009 - Lu 1828 fois
Le Comité de Surveillance

Présentation

Ce module sur les rôles et responsabilités du comité de surveillance est développé autour du double rôle de surveillance et de conseil. Le CS est en réalité l’œil de l'assemblée générale.  La durée du module est de 2 heures.

Objectif général

Le participant pourra expliquer l'importance du comité de surveillance. Plus spécifiquement, il devra:


Objectif spécifique

Expliquer ce qu'est un comité de surveillance et les rôles de celui-ci.

Méthodologie

Thèmes ou Contenu

Méthodes et Activités

Support pédagogique

Durée app.

1) Définitions

Exposé / Étude de cas

Acétate CP

30 mn

2) Responsabilités

Exposé / Discussions

Tableau noir

60 mn

3) Aspects légaux

Exposé / Test

Test

30 mn

 

 

 

2h00

Activités d'apprentissage

1) Définitions -  Étude de cas
Le Comité de surveillance.  Court texte de 4 paragraphes qui décrit la nomination par le CA d'une personne au CS ainsi que des actions qui ne relèvent pas de son champ d'action. On interroge le groupe sur ce qui est incorrect.
2) Rôles et responsabilités - Exercice Vrai ou Faux
Test verbal où le formateur a une série de questions sur les attitudes et la connaissance globale du rôle du comité de surveillance.
On reprend le cas de la caisse fictive et  on demande aux participants comment  le CS devrait se comporter, compte tenu de ses responsabilités.
3) Aspects légaux - Discussions
Faire parler tour à tour les participants sur leur réalité: le CS fonctionne-t-il? A-t-il une quelconque autorité? Est-ce un rôle ingrat? Avez-vous des exemples concrets où le comité de surveillance a été déterminant? De quelle façon peut-on renforcer le rôle du CS dans la caisse, s'il y a lieu?

Questions

Expliquez le rôle du comité de surveillance? Comment fonctionne-t-il? Quelles sont les responsabilités du CS?


Objectif

Le participant sera capable d'expliquer ce qu'est un comité de surveillance et ses rôles, et de comprendre les aspects légaux touchant ce conseil?
*****


Définition

Le comité de surveillance est l'oeil de la coopérative: il a un double rôle de surveillance (ou vérification) et de conseil. Il doit s'assurer que des contrôles sont faits et que la caisse respecte la loi, les règlements et les règles de déontologie en vigueur. En fournissant des observations ou recommandations, il s'assure que la caisse réponde de façon adéquate aux besoins des membres et du milieu.

Support
Organigramme

Mots-clés:
oeil de la caisse: le CS est le vérificateur interne, délégué par l'AG.         
responsabilité: traduit ce que doivent accomplir les dirigeants, soit pour répondre aux             exigences de la loi et des règlements ou pour assurer le bon          fonctionnement de la caisse.

Composition

Le comité de surveillance est composé de trois conseillers élus par l'Assemblée générale. Ils sont choisis parmi les membres de la coopérative.
La durée du mandat est de trois ans et le quorum est fixé à deux membres. Les membres se choisissent un président qui fera rapport à l'assemblée générale et au CA. L'élection annuelle d'un  des trois conseillers assure le renouvellement du comité tout en préservant la continuité.

Rôles et Responsabilités

Le comité de surveillance est chargé de s'assurer que les activités de la caisse respectent bien la mission, les orientations, les politiques et les procédures décidées par l'assemblée générale et le conseil d’administration.
Plus spécifiquement, il doit s’assurer notamment que :

  • La vérification de l’encaisse et des autres éléments de l’actif est faite;
  • Les opérations de la CEC sont conformes à la présente loi et aux règlements qui lui sont applicables en vertu de la présente loi;
  • Les affaires internes et les activités de la CEC sont inspectées conformément aux dispositions de la présente loi;
  • la CEC se soumet aux normes et aux instructions prises en vertu de la présente loi;
  • les règles adoptées par la CEC sont respectées (Art. 55 de la loi sur les caisses).

Le Comité de surveillance a en outre pour fonction de recevoir les plaintes des sociétaires, d’en saisir au besoin les autres organes de la CEC et de répondre au plaignant (Art. 56).

Ainsi, le CS joue essentiellement deux rôles complémentaires:
        *        Rôle de surveillance: où il s'agit de vérifier le réalisé et l'obligatoire, il observe les écarts et en fait rapport au CA et à l'AG;
        *        Rôle de conseil: où ses recommandations favorisent l'amélioration des services et une meilleure prise en compte des besoins du membre et du milieu.

Surveillance

Par rapport aux intérêts des membres: s’il y a écart entre la volonté du membre et  les décisions de la caisse
Par exemple:
        *        Les points soulevés par les membres lors de l'AG ont-ils été notés au procès-verbal de l'AG?
        *        Les décisions du CA, du CC et du directeur sont-elles cohérentes à la volonté des membres?
        *        Est-ce qu'un suivi est donné aux requêtes des membres?
Par rapport aux intérêts du milieu: s’il y a écart entre la volonté du milieu  et les décisions de la caisse
        *        Est-ce que les décisions de la caisse vont à l'encontre du bien de la collectivité?

Par rapport aux lois et règlements, règles de déontologie: s’il y a écart entre la législation, les règlements, les règles de déontologie et les décisions de la caisse.

Par rapport aux normes et procédures, s’il y a écart entre les normes et procédures à appliquer et les décisions de la caisse.

Bien qu'à l'origine, le rôle de surveillance ait été et demeure prépondérant, le CS tend à occuper également une fonction de conseil de sages.

Conseil

La fonction conseil signifie que le CS est une sorte de conseil de sages qui fait des recommandations pour améliorer le fonctionnement général de la caisse:
1)      Membre: Pour l’amélioration des services aux membres;
2)      Milieu: Pour l’amélioration de l’engagement dans le milieu;
3)      Lois et Règlements: Pour le respect des lois et règlements;
4)      Conseil: Pour le respect des normes et procédures.

Pendant l'année, le comité a le devoir d'aviser le CA de ses observations pour que les corrections nécessaires soient apportées. Lors de l'assemblée annuelle, il a le devoir de renseigner l'assemblée sur les contrôles qu'il a faits et sur les conclusions qu'il en a dégagées.
Pour s’acquitter de sa tâche, le comité doit avoir accès à toutes les pièces et à tous les renseignements pertinents.

Les pouvoirs du comité de surveillance

Le CS a le pouvoir d'exiger la suspension immédiate du directeur ou d'un employé, s'il juge que la situation est grave, mais il ne peut le congédier. Il peut aussi exiger la suspension d'un membre de la commission de crédit s'il juge qu'il y a un problème sérieux et urgent.
Le comité de surveillance a aussi le pouvoir de convoquer une assemblée générale extraordinaire (Art. 41 de la loi sur les caisses), si le conseil d'administration ne donne pas de suite à ses recommandations ou s'il juge que la situation l’exige.

Le comité de surveillance est celui qui sonne l'alarme. C'est l’Oeil de l'AG sur les affaires de la caisse. Il doit donc être vigilant, impartial et doit aussi avoir le sens des affaires.

Aspects légaux

Réf. : Module sur la législation coopérative

La loi sur les coopératives prévoit quelques articles spécifiques au comité de surveillance et sur les champs où le contrôle doit s'exercer.

Fonctionnement :
Assemblée Générale
ref. Art 41 à 43

Article 41
L’assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par année, sur convocation du Président du conseil d’administration, dans les six (6) mois qui suivent la clôture de l’exercice.
Elle peut être convoquée à l’extraordinaire, à tout moment, par le président du conseil d’administration, par deux (2) membres du conseil d’administration, par le comité de surveillance ou sur la demande motivée de 25% des sociétaires.

Article 42
Les délibérations des assemblées générales ordinaires ou extraordinaires sont constatées par des procès-verbaux transcrits sur un registre spécial et signés par le président et le secrétaire du conseil d’administration, et les membres du comité de surveillance.

Article 43
L'assemblée générale annuelle d’une CEC a pour compétence, entre autres, d’élire et de révoquer les administrateurs du conseil d'administration, les membres du comité de surveillance et du comité de crédit.

Dirigeants
Ref. Article 49

Article 49
Pour être membre du conseil d’administration, du comité de surveillance ou du comité de crédit, il faut habiter dans les limites de l'aire d'activité de la coopérative. Les membres des différents conseils ne doivent avoir entre eux aucun lien de parenté ou d’alliance jusqu'au troisième degré. De plus le cumul des postes est interdit.
Les fonctions des membres  du conseil d'administration, du comité de surveillance et du comité de crédit s’exercent à titre gratuit. Seuls les frais raisonnables engagés par les membres de ces conseils dans l’exercice de leurs fonctions peuvent leur être remboursés dans les conditions fixées par l'assemblée générale des sociétaires. En dehors de cela, aucun avantage direct ou indirect ne peut leur être accordé.

fonctionnement :
Comité de surveillance 
ref. Art 54, 55, 56,

Article 54
Toute CEC a un comité de surveillance composé de trois (3) membres.

Article 55
Le comité de surveillance a pour fonctions de surveiller les opérations de la CEC. Il doit s’assurer notamment que :

  • la vérification de l’encaisse et des autres éléments de l’actif est faite;
  • les opérations de la CEC sont conformes à la présente loi et aux règlements qui lui sont applicables en vertu de la présente loi;
  • les affaires internes et les activités de la CEC sont inspectées conformément aux dispositions de la présente loi;
  • la CEC se soumet aux normes et aux instructions prises en vertu de la présente loi;
  • les règles adoptées par la CEC sont respectées.

Article 56
Le Comité de surveillance a en outre pour fonction de recevoir les plaintes des sociétaires, d’en saisir au besoin les autres organes de la CEC et de répondre au plaignant.

Surveillance et contrôle des caisses
ref. Article 88

Article 88
La CEC et la FCP doivent tenir une comptabilité selon les méthodes définies et arrêtées par la BRH en accord avec le CNC. Elles sont tenues de produire des états financiers et des justifications nécessaires prouvant qu’elles fonctionnent conformément aux dispositions de la présente loi et à toute réquisition de la BRH. S’il résulte au terme d’une inspection qu’il y a eu une violation de la présente loi ou qu’un préjudice quelconque a été causé aux intérêts de la CEC, la fédération et le cas échéant, la BRH en avisera le conseil d’administration et le comité de surveillance en vue d’adopter les mesures appropriées.

Infractions et sanctions
ref. art 139,140

Article 139
Quand les CEC, leurs dirigeants et employés contreviennent aux dispositions de cette loi ou aux normes réglementaires édictées par la BRH, ils sont passibles des sanctions administratives suivantes :

  • Avertissement
  • Interdiction temporaire de réaliser des opérations déterminées
  • Révocation de l’autorisation de fonctionnement, conformément aux dispositions de cette loi
  • Suspension des activités des dirigeants, membres  du conseil d'administration, membres du comité de surveillance et du comité de crédit. La suspension peut être temporaire ou permanente. Dans le premier cas, elle est appuyée par une résolution expresse de la BRH. Dans le second cas, on doit l’appliquer lorsqu’il existe deux ou plusieurs de ces sanctions au même cas selon la gravité des infractions.

Article 140
Les sanctions prévues à l’article précédent sont applicables à la CEC lorsque les infractions sont commises par celle-ci sous n’importe quelle forme; elles sont applicables aux dirigeants, membres  du conseil d'administration, membres du comité de surveillance et du comité de crédit selon leur degré de responsabilité et d’initiative personnelle.

La sanction s’applique pour tous les actes et faits commis par négligence ou imprudence, imputables à toutes les catégories de personnes précédemment citées et qui auraient pu ou auraient dû être évités.

 

Discussions : Parmi les champs de surveillance inscrits dans la loi, quels sont ceux sur lesquels le CS se penche vraiment? Pourquoi n'arrive-t-il pas à tout contrôler? Qu'est-ce qui détermine  la priorité de surveillance?


Présentation

Le CS est un organe très important. Ayant l'oeil ouvert sur tout et contrôlant tout, il est comme l'AG en permanence. Aussi est-il nécessaire qu'il fonctionne bien et le bon fonctionnement dépend de son organisation interne, c'est à dire de la façon dont les membres exécutent leur rôle. La durée du module est de 2 heures.

Objectif général

Le participant pourra saisir les éléments indispensables au bon fonctionnement du comité de surveillance. Plus spécifiquement, il devra:


Objectifs spécifiques

1) Assimiler les attributions des membres du comité de surveillance;
2) Comprendre les principes de tenue de réunion.

Méthodologie

Thèmes ou Contenu

Méthodes et Activités

Support pédagogique

Durée app.

1) Organisation du CS

Exposé

Tableau noir- acétate

30 mn

2) Attributions des membres

Exposé / Discussions

Tableau noir

30 mn

3) Tenue de réunion

Exposé / Simulation

Mod. Tenue de réunion

1h00

 

 

 

2h00

Activités d'apprentissage

2) Attributions des membres - Discussions
Faire parler tour à tour les participants sur leur réalité quant aux attributions spécifiques et avec un retour sur les questions posées dans le premier module: le CS fonctionne-t-il, a-t-il une quelconque autorité? Quelles sont les qualités des membres du comité de surveillance?
3) Tenue de réunion d'un CS - Simulation
Diviser les participants en groupes de trois personnes : les faire travailler comme un CS en leur soumettant un problème. L'objet de la simulation n'est pas la solution du problème mais le processus de résolution, l'information dont ils ont besoin pour faire une recommandation fondée, et le procès-verbal qui doit clore la réunion du CS simulé.


Objectif

Le participant sera capable de comprendre les attributions des membres du comité de surveillance.
*****


Définition

Le comité de surveillance est composé de trois personnes élues par l'Assemblée générale. Ils sont des sages en quelque sorte. Entre-eux, ils déterminent celui qui sera le président et le secrétaire.
Mot-clé:
Recommandation: il s'agit d'une mécanique pour approfondir un sujet et aider à la prise de décision. Il en résulte alors une recommandation. Les   recommandations sont les principaux résultats du travail du CS. S'il ne fait aucune recommandation dans son rapport à l'AG, on pourra dire qu'il n'y a rien à améliorer dans la coopérative. Est ce   possible?

Fonctionnement du CS

Composé de 3 membres élus par l’assemblée générale, le CS; s’organise et élit en son sein 1 président et 1 secrétaire.
Représentant le CS, le président doit:
        -        Préparer avec le secrétaire les  réunions du CS;
        -        Présider et conduire les débats;
        -        Aider les autres membres à s’acquitter fidèlement et ensemble d’un mandat reçu.

Les principales fonctions du secrétaire sont:
        -        Rédiger et signer les procès-verbaux à l’aide de notes prises au cours des réunions;
        -        Rédiger et signer conjointement avec les 2 autres membres les recommandations à adresser au CA et /ou à la CC.

Un bon comité de surveillance, c'est celui qui:
        √       lit les procès-verbaux;
        √       fait l'inventaire des biens;
        √       vérifie le montant dans la caisse et les enregistrements;
        √       vérifie si la tenue de livres est à jour et complète;
        √       vérifie si les opérations de la caisse sont conduites en conformité avec les règlements internes et selon les décisions du CA et de l'AG;
        √       vérifie les opérations du comité de crédit;
        √       vérifie si les recommandations du vérificateur comptable sont appliquées.

Tenue de réunion

Le comité de surveillance doit se réunir régulièrement. Pour faciliter sa tâche et ne pas perdre de temps inutilement, il est préférable que les réunions soient bien préparées, se déroulent harmonieusement et enfin qu'il y ait une mémoire à ces réunions.


Durée: 30 minutes  

Il est de la responsabilité du président du CS de présider la réunion.
Le déroulement de celle-ci suit l'ordre du jour proposé: si celui-ci a été préparé avec soin et que tous les éléments sont disponibles, le président devrait être en mesure de faire une bonne conduite de la réunion.
La façon de faire:
1) L'ordre du jour doit être accepté au début de la réunion;
2) Il contient obligatoirement: l'ouverture de la réunion, l'adoption de l'ordre du jour, l'adoption du procès-verbal de la dernière réunion, la levée de la réunion;


Support:
Module : Tenue de réunion

3) l'ordre du jour s'organise autour des sujets regroupés ainsi:

  • affaires préliminaires: ouverture de la réunion, adoption de l'ordre du jour, adoption du procès-verbal, suivi à la dernière réunion;

           ii) décisions à prendre: points où le CS doit se prononcer: blâme, recommandations, actions à prendre;
            iii) informations diverses: les varia qui ne nécessitent pas de prises de décisions, touchent des généralités.
4) Le procès-verbal est l'instrument de suivi des décisions. C'est le recueil des débats, c'est la preuve des décisions, il sert de référence pour le suivi et est  utile à la préparation de la prochaine réunion.
Le travail de surveillance et de conseil appelle généralement la production de recommandations.


Recommandation

 En théorie, une recommandation contient:
               la mise en situation (qu'est ce qui ne va pas?);
               l'objectif poursuivi (qu’est-ce qui devrait-être plutôt);
               les avantages et inconvénients (les + et les - de la recommandation);
               les coûts et les impacts (quels sont les efforts qu'exige l'application de la recommandation?);
               l'expression claire et nette de propositions.
Évidemment tout cela représente le cheminement pour arriver à une proposition acceptable mais, ce n'est pas obligatoire. Très souvent dans le cheminement des débats, on peut passer directement de la présentation du  sujet à l'expression de la proposition. Cependant pour que la fonction de surveillance et de conseil soit reconnue pour son sérieux et sa justesse, une recommandation ainsi présentée impressionnera ceux qui la reçoivent.

 En ce qui concerne le CS, les réunions serviront souvent à distribuer les tâches de surveillance entre les membres, à planifier leur réalisation, et leur exécution et enfin à en discuter en conseil pour faire des recommandations soit au CA soit à l'AG.


Présentation

Ce module définit les relations du CS avec les autres organes de la caisse: CA, CC et AG.  La durée du module est de 1 heure.

Objectif général

Le participant pourra mieux saisir le rôle du CS à l'intérieur de la caisse.  Plus spécifiquement, il devra:

Objectifs spécifiques

Expliquer les liens et relations existant entre le CS et ses partenaires de la caisse.

Méthodologie

Thèmes ou Contenu

Méthodes et Activités

Support pédagogique

Durée app.

1) Relations CS-CA

Exposé / Échanges

Acétate CP

20 mn

2) Relations CS-AG

Exposé / Échanges

Tableau noir

20 mn

3) Relations CS-CC

Exposé / Test

Instruction

20 mn

 

 

 

1h00

Activités d'apprentissage

3) Rôles et responsabilités - Test Vrai ou Faux
Test oral où le formateur formule une série de questions sur les responsabilités du CS et demande si c'est du ressort du CS.


Objectif

Le participant sera capable d'expliquer les liens et relations existant entre le CS et ses partenaires de la caisse.
*****


Définition

Le comité de surveillance est l'oeil de la coopérative: il a un double rôle de surveillance (ou vérification) et de conseil. Mais il a besoin de la collaboration des autres comités et du directeur pour remplir son rôle adéquatement.


Organigramme

Relations avec l'AG

Organe relevant directement de l'AG, le CS doit rendre des comptes à celle-ci chaque année. Normalement le CS présente un rapport d'activités ainsi que l'ensemble des recommandations transmises au CA et au comité de crédit. Le rapport fait aussi le bilan des améliorations observées à la caisse, en fonction du mandat du CS.
Peut faire des recommandations à l'AG sur le partage des trop-perçus ou sur tout autre élément qui est du ressort de l'AG.
Peut convoquer une AG extraordinaire.

Relations avec le CA

Pour réaliser son travail de surveillance et de conseil, le CS est en droit de solliciter auprès du CA les informations suivantes:
        - les politiques de gestion,
        - les objectifs de la caisse,
        - l’état des opérations,
        - les activités et décisions du CA (donc les procès-verbaux)
        - les comptes-rendus des suivis aux recommandations

Participe à la préparation et à la tenue de l’AG avec le CA.

Relations avec lE CC

Contrôle les prêts consentis aux personnes intéressées ou liées à un dirigeant.


Présentation

La fonction de contrôle exercée ordinairement par le CS au sein de la caisse est si importante qu'elle fait de ce conseil l'oeil de la Coopérative. Elle s'articule autour de quatre domaines: comptabilité, gestion, légalité et qualité des activités. La durée du module est de 3 heures.

Objectif général

Le module vise à améliorer la performance des membres du comité de surveillance. Plus spécifiquement, le participant doit:


Objectifs spécifiques

- identifier les points-clés d'un bon système de gestion axé sur le contrôle comptable, le contrôle de gestion et celui des activités.

Méthodologie

Thèmes ou Contenu

Méthodes et Activités

Support pédagogique

Durée app.

1) Contrôle de gestion

Exposé / Étude de cas

Acétate CP

1 h 00

2) Contrôle comptable

Exposé / Exercices

Tableau noir

1 h 00

3) Contrôle légal

Exposé / Discussions

Instruction

30 mn

4) Contrôle de la qualité

Exposé / Discussions

 

30 mn

 

 

 

3h00

Activités d'apprentissage

1) Contrôle de gestion-  Étude de cas
Le Comité de surveillance; Court texte de 4 paragraphes qui décrit une situation où il y a plusieurs manquements de gestion (contrôle des inventaires, congédiement d'un caissier, engagement d'un boss, attribution de privilèges du directeur, manquement du CA sur le non-respect d'un article de loi, etc...). Faire repérer les vices et demander aux participants quels outils peuvent permettre un contrôle et comment le CS procède pour vérifier.
2) Contrôle comptable - analyse des principaux documents comptables
Pièces justificatives, Petite caisse, Bilan, État des résultats, Fiche de prêt, normes et procédures. Faire ressortir les éléments à vérifier et où les manquements sont les plus fréquents.
3) Contrôle légal - Discussions
Discussions sur la façon de vérifier des manquements à la loi. Ex.: examen de la plainte, vérifier texte de loi, demander avis juridique
4) Contrôle de la qualité - Discussions
Débat sur la gestion des plaintes des membres.


Objectif

Identifier les points-clés d'un bon système de gestion axé sur le contrôle comptable, le contrôle de gestion et celui des activités.
*****


Définition

L'aspect vérification ou contrôle est central pour le CS.  Il doit s'assurer que des contrôles sont faits et que la caisse respecte la loi, les règlements et les règles de déontologie en vigueur. Pour cela, il doit les connaître et développer des méthodes de vérification qui soient efficaces.

Exposé
Support
Modèles

Mots-clés:
contrôle:  l’ensemble des actions pour vérifier les écarts entre ce qui est censé être (selon          les règles ou la planification) et ce qui est.
√ vérification financière: vérification pour s’assurer que les opérations financières et les résultats de la coopérative sont conformes aux décisions, aux règlements. Le document produit fournit une image des résultats financiers à un moment donné. C'est un instrument et un processus important pour donner confiance aux membres de l’intégrité des services de la caisse.

 

Rappel

Le comité de surveillance joue essentiellement deux rôles complémentaires dont celui de surveillance:

  • Rôle de surveillance: où il s'agit de vérifier le réalisé et l'obligatoire, il observe les écarts et le rapporte au CA et à l'AG

Contrôle de gestion

Réf. Mod. Normes et procédures

Par rapport aux normes et procédures, s’il y a écart entre les normes et procédures à appliquer et les décisions de la caisse.

CONTRÔLE COMPTABLE

Réf. Mod. outil comptable

 

Par rapport aux différents documents comptables, s'assurer d'une vérification au niveau interne. Et si les ressources le permettent, le CS peut demander une vérification externe pour vérifier l'état des résultats, le bilan et la rectitude par rapport aux normes comptables.

Contrôle de
la légalité

Par rapport aux lois et règlements, règles de déontologie: s’il y a écart entre la législation, les règlements, les règles de déontologie et les décisions de la caisse.

Contrôle de la qualité

Par rapport aux intérêts des membres: s’il y a écart entre la volonté du membre et les décisions de la caisse.
Par rapport aux intérêts du milieu: s’il y a écart entre la volonté du milieu  et les décisions de la caisse